Ilmoittautumisen tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Aalto Beer Pong ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Aalto Beer Pong ry (ABP)
Otakaari 18 B, 02150 Espoo

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

IT-Vastaava Antti Mella, antti.mella (at) aalto.fi

Rekisterin nimi

Aalto Beer Pong ry:n tapahtumien ilmoittautumisrekisteri.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää yhdistyksen jäsenien yhteystietoja.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto

Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään www-lomakkeilla.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille ilman rekisteriin liittyvän henkilön erillistä suostumusta. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavilla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavilla kolmannen osapuolen internet- palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan Aalto Beer Pong ry:n omilla salasanoilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Aalto Beer Pong ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan tämän pyyntöä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kaksi viikkoa tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.