Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Aalto Beer Pong ry:n jäsenrekisteri

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

 

Rekisterin pitäjä

Aalto Beer Pong ry (ABP)
Otakaari 18 B 21, 02150 Espoo

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Anna Lauritsalo
anna.lauritsalo (at) aalto.fi

Rekisterin nimi

Aalto Beer Pong ry:n jäsenrekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää killan jäsenien yhteystietoja.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Täydellinen nimi
  • Kotipaikkakunta
  • Sähköpostiosoite
  • Koulu (Jos Aalto-yliopisto, niin SCI/ENG/CHEM/ELEC/BIZ/ARTS)

Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa jäsenyyden päättymisestä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla tai sähköpostilla.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta, eikä säilytetä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavalla ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimella. Rekisterin salaus toteutetaan Aalto Beer Pong ry:n omilla salasanoilla. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Aalto Beer Pong ry:n vastuuhenkilöiden toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Aalto Beer Pong ry:n jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.